Письмо после выставки: благодарность клиенту, шаблоны

Вы вернулись с выставки, в сумке стопка визиток, и первым делом нужно отправить каждому письмо после выставки. Трудно не написать само письмо, а написать тридцати людям — лично и быстро. Ниже тексты для e-mail и WhatsApp, разделённые по уровню интереса: скопируйте, поменяйте пару деталей и отправьте. О том, когда это нужно делать, написано в статье Работа после выставки: почему первые дни так важны.

Что должно быть в хорошем письме с благодарностью

• Где вы познакомились. Название выставки и, если можно, стенд. Адресат в тот день говорил с сотнями людей.
• Одна деталь вашего разговора. «Проблема на вашей линии упаковки», «запас на зимний сезон». Именно эта фраза отличает письмо от массовой рассылки.
• Что вы пообещали. Прайс-лист, каталог, образцы. Приложите или напишите, когда пришлёте.
• Один следующий шаг. День встречи, звонок, визит. Предложите два варианта, не пять.
• Краткость. Письмо, которое не помещается на один экран телефона, откладывают на потом.

В шаблонах ниже замените то, что в квадратных скобках: [Имя], [Выставка], [деталь], [обещанное].

Горячий контакт: сразу и с конкретным шагом

Горячий контакт — человек, который на стенде явно проявил интерес, спросил цену или попросил встречу. Письмо уходит в первые один-два дня. По опросу журнала EXHIBITOR 2015 года, только 22 % компаний отвечают на выставочные контакты в течение 24–48 часов (ExhibitorOnline); если напишете рано, вы окажетесь в меньшинстве.

Тема: После [Выставка]: [обещанное] во вложении

Здравствуйте, [Имя]!

Спасибо, что зашли на наш стенд на [Выставка]. Мы говорили о [деталь]; как и обещал(а), прилагаю [обещанное].

Хотел(а) бы обсудить это подробнее на коротком звонке. Вам удобно во вторник или в четверг после обеда?

С уважением, [Ваше имя] · [Телефон]

WhatsApp:

Здравствуйте, [Имя]! Мы познакомились на [Выставка], я [Ваше имя]. Обещанное — [обещанное] — отправил(а) вам на почту. Можем на этой неделе коротко созвониться по [деталь]?

Тёплый контакт: напомнить о себе и оставить дверь открытой

Тёплый контакт заинтересовался, но не торопится. Письмо уходит в течение первой недели и скорее напоминает о вас, чем о чём-то просит.

Тема: Мы познакомились на [Выставка]

Здравствуйте, [Имя]!

На [Выставка] у нас был короткий разговор о [деталь]. Прикладываю наш каталог; по этой теме смотрите страницы [номера страниц].

Если в ближайшие месяцы вопрос станет актуальным, я на связи.

Всего доброго, [Ваше имя] · [Телефон]

WhatsApp:

Здравствуйте, [Имя]! На [Выставка] мы говорили о [деталь]. Каталог отправил(а) вам на почту; если появятся вопросы, пишите сюда.

Холодный контакт: хватит короткой благодарности

Холодный контакт оставил визитку и пошёл дальше или пока не нуждается в вашем предложении. Достаточно благодарности и ссылки; не настаивайте.

Тема: Спасибо за визит на [Выставка]

Здравствуйте, [Имя]!

Спасибо, что зашли на наш стенд на [Выставка]. С нашей продукцией можно познакомиться на [сайт]. Надеюсь увидеться на следующей выставке.

[Ваше имя]

Благодарность после посещения выставки в роли посетителя

Если вы ездили на выставку не с собственным стендом, а как посетитель, поблагодарить тоже полезно. Теперь вы заходили на чужой стенд и получали информацию:

Здравствуйте, [Имя]!

Спасибо, что рассказали на [Выставка] о [деталь]. Как мы обсуждали, нам нужно предложение по [потребность]. Когда вам будет удобно, пришлю подробности.

С уважением, [Ваше имя] · [Компания]

Письмо после выставки на английском

Для иностранных посетителей международных выставок, в том числе в Турции, — английская версия шаблона для горячего контакта:

Subject: Great meeting you at [Fair]

Dear [Name],

Thank you for visiting our stand at [Fair]. You mentioned [detail]; as promised, please find [promise] attached.

Would a short call on Tuesday or Thursday work for you?

Best regards, [Your name] · [Phone]

Для тёплых и холодных контактов используйте ту же структуру: благодарность, одна деталь, одна ссылка.

После отправки

После отправки остаются две задачи: записать, что вы отправили, и решить, когда написать снова, если ответа нет. В списке из тридцати человек удержать это в голове невозможно. Как посчитать, кто ответил, кто ждёт и со сколькими вы связались по каждой выставке, мы рассказали в статье Отчёт по итогам выставки.

Как Musteri упрощает эту работу

• Видно, кому писать первым. В Режиме выставки каждая запись сохраняется с уровнем интереса (горячий, тёплый, холодный), а напоминание ставится само: для горячего — на следующий день, для тёплого — через три дня, для холодного — через неделю.
• Список напоминаний по выставке. У каждой выставки свой список, и те, кто ждёт ответа, видны с первого взгляда.
• E-mail или WhatsApp одним касанием. На странице контакта открывается ваша почта или чат в WhatsApp. Текст вы копируете из этой статьи и вставляете.
• Каждый контакт записывается. E-mail, WhatsApp и звонок, начатые из Musteri, сами попадают в ленту. Позже видно, кому и когда вы писали.
• Заметка хранит деталь. Место [деталь] в шаблоне заполняет заметка или голосовая заметка, сделанная на стенде.

Как запись создаётся на стенде, показано на странице Режима выставки.