Участие в выставке: отчёт по итогам и простой шаблон

Выставка закончилась, стенд разобран, начали приходить счета. Через пару недель кто-нибудь спросит: «Стоило ли оно того, участвуем ли в следующем году?» На этот вопрос отвечает отчёт по итогам выставки. Он не обязан быть длинной презентацией: если вы нормально вели контакты, большая часть цифр у вас уже есть. Ниже — какие цифры важны и простой шаблон, который можно скопировать и заполнить. Для тех, кто выбирает, куда ехать дальше, в конце есть ссылка на официальный календарь выставок в Турции.

Как компании оценивают участие в выставке

Исследования именно по Турции мы не нашли. Опрос AUMA, в котором участвовали 404 компании-экспонента из Германии, даёт представление:

• Около 49 % компаний оценивают успех участия прежде всего по полученным контактам, потенциальным и новым клиентам.
• Около 20 % смотрят на число посетителей; так делают прежде всего компании, у которых нет системного учёта контактов.
• Около 10 % вообще ничего не измеряют регулярно.

(AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027)

Иначе говоря, число людей, прошедших мимо стенда, — не мера успеха. Нужно считать, с кем вы познакомились и сколько из них перешли к следующему шагу.

Какие цифры должны быть в отчёте

Хороший отчёт отвечает на четыре вопроса:

1. С кем мы познакомились? Каждый контакт, записанный на стенде. Визитка, QR, форма или заметка — всё считается.
2. Насколько они заинтересованы? Распределение на горячих, тёплых и холодных. Пять горячих из ста контактов и одиннадцать из двадцати — совсем разные результаты.
3. Сколько мы ответили и сколько ждут? Самая честная цифра в работе после выставки. По опросу журнала EXHIBITOR 2015 года, с 62 % выставочных контактов связываются в течение пяти дней, но в течение 24–48 часов отвечают лишь 22 % компаний (ExhibitorOnline). Если ждущих много, проблема не на выставке, а после неё.
4. Что получилось? Встречи, предложения, образцы, заказы. Эти цифры появляются через недели или месяцы, поэтому не закрывайте отчёт навсегда: обновите его через месяц. По данным CEIR, 54 % продаж, начавшихся на выставке, закрываются за три контакта или меньше (ExhibitorOnline); значит, пара разговоров в первые недели — самая важная строка отчёта.

К этому добавляется стоимость: стенд, дорога, гостиница, образцы, каталоги и дни в командировке. Эта цифра есть в бухгалтерии; в отчёт впишите только итог.

Работа на выставке: отчёт начинается на стенде

Труднее всего в отчёте — считать задним числом. Если визитки лежат в конверте, заметки в блокноте, а кому вы писали, разбросано по почте, отчёт превращается в догадку.

Поэтому учёт начинается на стенде. Для каждого контакта достаточно записать три вещи:

• кто (имя и компания),
• уровень интереса (горячий, тёплый, холодный),
• о чём говорили и что пообещали.

Если эти три вещи записаны, на первые два вопроса отчёта вы ответите сразу. Для третьего достаточно после каждого контакта отмечать «ответил». Как записывать быстро, мы рассказали в статье Режим выставки: клиент в записи за 10 секунд.

Шаблон отчёта по итогам участия в выставке

Скопируйте и заполните то, что в скобках. Лучше уложиться в одну страницу.

[Название выставки], [город], [даты]

• Участие: стенд / посетитель; номер стенда [ ]; в команде [ ] чел.
• Расходы (всего): [ ]
• Цель: [ ] контактов; задана до выставки
• Познакомились с: [ ] чел.
  • горячих: [ ] · тёплых: [ ] · холодных: [ ]
• Работа после выставки: ответили [ ] · ждут [ ]
• Через месяц: встречи [ ] · предложения [ ] · заказы [ ]
• Стоимость одного контакта: расходы ÷ число знакомств = [ ]
• Три лучших контакта: [компания, чем важна]
• Что сработало: [место стенда, продукт, демонстрация, угощение…]
• Что изменить: [способ записи, число людей, каталог…]
• Решение: участвуем / не участвуем / едем как посетители

«Стоимость одного контакта» — самый простой способ сравнить две выставки. Выставка может быть дорогой, но если приносит больше горячих контактов, она всё равно выгодна.

Решение об участии в выставке подскажет отчёт

После отчёта решить, что делать в следующем году, проще. Три типичных итога:

• Горячих много, ответов мало. Выставка хорошая, работа после неё слабая. Освободите в календаре первые два дня после выставки. Что писать, подскажут шаблоны из статьи Письмо после выставки.
• Контактов много, горячих мало. Возможно, нужные люди сюда не приходят. Посмотрите выставку, которая ближе к вашей отрасли. Официальный список выставок в Турции — в календаре выставок TOBB (в том числе международные выставки в Турции).
• Контактов мало, но качественных. Это может быть небольшая специализированная выставка. Если затраты невелики, продолжайте.

Как Musteri считает эти цифры

• Вы выбираете выставку, и записи привязываются к ней. Выставки из календаря TOBB уже есть в приложении; отсутствующую добавляете сами. Каждая запись, сделанная при включённом Режиме выставки, привязывается к этой выставке.
• Цель и счётчик. Вы задаёте для выставки целевое число контактов; счётчик виден на экране блокировки, в уведомлении, в виджете и на часах.
• Уровень интереса в каждой записи. На странице выставки разговоры фильтруются на горячие, тёплые и холодные; распределение вы считаете там.
• Сколько ответили и сколько ждут. У каждой выставки свой список напоминаний, и он показывает, сколько напоминаний выполнено. Строка «ответили / ждут» в отчёте берётся отсюда.
• Экспорт бесплатный. Клиентов и контакты вы выгружаете в CSV для Excel или Google Таблиц и готовите списки для отчёта там.

Число встреч, предложений и заказов Musteri не считает; их вы берёте из заметок в ленте или из собственных записей о продажах. Весь Режим выставки описан на его странице.