Follow-up nach der Messe: E-Mail-Vorlagen zum Kopieren

Du bist von der Messe zurück, in der Tasche steckt ein Stapel Visitenkarten, und als Erstes soll das Follow-up nach der Messe raus. Schwer ist nicht das Schreiben, sondern dreißig Leuten einzeln, persönlich und schnell zu schreiben. Hier findest du E-Mail- und WhatsApp-Texte nach Interesse sortiert, die du kopierst und in zwei Details anpasst. Wann du sie schicken solltest, steht in Nachfassen nach der Messe.

Was in eine gute Dankesnachricht gehört

• Wo ihr euch getroffen habt. Name der Messe und, wenn möglich, dein Stand. Dein Gegenüber hat an dem Tag mit Hunderten gesprochen.
• Ein konkretes Detail aus dem Gespräch. „Das Problem an Ihrer Verpackungslinie“, „der Winterbestand“. Dieser eine Satz unterscheidet die Nachricht von einem Massenversand.
• Was du zugesagt hast. Preisliste, Katalog, Muster. Häng es an oder schreib, wann es kommt.
• Ein einziger nächster Schritt. Ein Gesprächstermin, ein Anruf, ein Besuch. Biete zwei Möglichkeiten an, nicht fünf.
• Kürze. Eine Dankes-Mail, die auf dem Handy nicht auf einen Bildschirm passt, wird verschoben.

In den Vorlagen unten ersetzt du die Teile in eckigen Klammern: [Name], [Messe], [Detail], [Zusage].

Heißer Kontakt: sofort, mit einem konkreten Schritt

Ein heißer Kontakt hat am Stand klares Interesse gezeigt, nach dem Preis gefragt oder ein Gespräch gewünscht. Diese Nachricht geht in den ersten ein, zwei Tagen raus. Laut der Umfrage des EXHIBITOR Magazine von 2015 melden sich nur 22 % der Aussteller innerhalb von 24–48 Stunden bei ihren Messekontakten (ExhibitorOnline). Wer früh schreibt, gehört zur Minderheit.

Betreff: Nach der [Messe]: [Zusage] im Anhang

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Stand auf der [Messe]. Wir hatten über [Detail] gesprochen; wie versprochen finden Sie [Zusage] im Anhang.

Gern bespreche ich das in einem kurzen Gespräch genauer. Passt Ihnen dienstags oder donnerstags nachmittags?

Mit freundlichen Grüßen [Dein Name] · [Deine Telefonnummer]

WhatsApp:

Guten Tag [Name], wir haben uns auf der [Messe] kennengelernt, hier ist [Dein Name]. [Zusage] habe ich Ihnen per E-Mail geschickt. Können wir diese Woche kurz zu [Detail] telefonieren?

Warmer Kontakt: erinnern, die Tür offen lassen

Ein warmer Kontakt ist interessiert, hat aber keine Eile. Die Nachricht geht in der ersten Woche raus. Sie will nichts verkaufen, sie erinnert an dich.

Betreff: Wir haben uns auf der [Messe] getroffen

Sehr geehrte/r [Name],

auf der [Messe] hatten wir ein kurzes Gespräch über [Detail]. Ich schicke Ihnen unseren Katalog; die Seiten zu [Detail] sind [Seitenzahl].

Falls das Thema in den nächsten Monaten bei Ihnen auf den Tisch kommt, bin ich einen Anruf entfernt.

Beste Grüße [Dein Name] · [Deine Telefonnummer]

WhatsApp:

Guten Tag [Name], auf der [Messe] ging es um [Detail]. Den Katalog habe ich Ihnen per E-Mail geschickt; wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie mir gern hier.

Kalter Kontakt: ein kurzes Danke genügt

Ein kalter Kontakt hat die Karte nur dagelassen oder braucht im Moment nichts. Ein Dank und ein Link reichen; dräng nicht.

Betreff: Danke für Ihren Besuch auf der [Messe]

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Stand auf der [Messe]. Unsere Produkte finden Sie unter [Website]. Wir würden uns freuen, Sie auf der nächsten Messe wiederzusehen.

[Dein Name]

Danke nach dem Messebesuch: als Besucher

Warst du ohne eigenen Stand als Besucher auf der Messe, lohnt sich ein Dank trotzdem. Diesmal hast du an einem Stand Informationen bekommen:

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank, dass Sie sich auf der [Messe] an Ihrem Stand Zeit für [Detail] genommen haben. Wie besprochen möchten wir ein Angebot für [Bedarf] einholen. Wenn es Ihnen passt, schicke ich Ihnen die Einzelheiten.

Mit freundlichen Grüßen [Dein Name] · [Deine Firma]

Follow-up nach der Messe auf Englisch

Für ausländische Besucher, die du auf internationalen Messen getroffen hast, hier die englische Version der Vorlage für heiße Kontakte:

Subject: Great meeting you at [Fair]

Dear [Name],

Thank you for visiting our stand at [Fair]. You mentioned [detail]; as promised, please find [promise] attached.

Would a short call on Tuesday or Thursday work for you?

Best regards, [Your name] · [Phone]

Für warme und kalte Kontakte nimmst du denselben Aufbau: Dank, ein Detail, ein Link.

Nach dem Absenden

Nach dem Senden bleiben zwei Aufgaben: festhalten, was du geschickt hast, und festlegen, wann du noch einmal schreibst, falls keine Antwort kommt. Bei dreißig Kontakten schaffst du das nicht im Kopf. Wie du zählst, wer geantwortet hat, wer noch wartet und bei wie vielen du dich pro Messe gemeldet hast, steht in Messebericht Vorlage: So wertest du eine Messe aus.

Wie Musteri das leichter macht

• Klar, wen du zuerst anschreibst. Im Messemodus wird jeder Eintrag mit Interesse (heiß, warm, kalt) gespeichert, und das Nachfassen setzt sich von selbst: für heiße Kontakte am nächsten Tag, für warme nach drei Tagen, für kalte nach einer Woche.
• Die Nachfass-Liste der Messe. Jede Messe hat ihre eigene Liste; wer auf Antwort wartet, siehst du auf einen Blick.
• E-Mail oder WhatsApp mit einem Tipp. Von der Seite der Person öffnest du deine E-Mail-App oder den WhatsApp-Chat. Den Text kopierst du aus diesem Artikel und fügst ihn ein. Musteri hat keine fertigen Nachrichtenvorlagen.
• Jeder Kontakt wird festgehalten. E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Anrufe, die du aus Musteri startest, landen von selbst auf der Zeitleiste. Du siehst auch später, wem du wann geschrieben hast.
• Die Notiz liefert das Detail. Die Lücke [Detail] in der Vorlage füllst du mit der Notiz oder Sprachnotiz vom Stand.

Wie der Eintrag am Stand entsteht, steht auf der Seite zum Messemodus.