Fuar sonrası değerlendirme raporu: basit bir şablon

Fuar bitti, stand toplandı, faturalar gelmeye başladı. Birkaç hafta sonra biri soracak: “Bu fuara değdi mi, seneye yine katılalım mı?” Fuar sonrası değerlendirme raporu bu soruya cevap vermek için var. Uzun bir sunum olması gerekmiyor; fuar takibini düzgün yaptıysan sayıların çoğu zaten elinde. Bu yazıda hangi sayıların önemli olduğunu ve kopyalayıp dolduracağın basit bir şablonu bulacaksın.

Firmalar fuarı nasıl ölçüyor

Türkiye’ye özgü bir araştırma bulamadık. Almanya’da fuara katılan 404 firmayla yapılan AUMA anketi ise bir fikir veriyor:

• Firmaların yaklaşık %49’u fuar katılımının başarısını öncelikle kazanılan temaslarla, potansiyel ve yeni müşterilerle ölçüyor.
• Yaklaşık %20’si ziyaretçi sayısına bakıyor; bu, özellikle yapılandırılmış bir temas takibi olmayan firmalarda görülüyor.
• Yaklaşık %10’u hiçbir şeyi düzenli olarak ölçmüyor.

(AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027)

Kısacası, standın önünden kaç kişi geçtiği bir başarı ölçüsü değil. Ölçülmesi gereken, kimlerle tanıştığın ve onlardan kaçının bir sonraki adıma geçtiği.

Raporda hangi sayılar olmalı

İyi bir değerlendirme raporu dört soruya cevap verir:

1. Kaç kişiyle tanıştık? Standda kaydedilen her temas. Kartvizit, QR, form ya da not, hepsi bir sayılır.
2. Ne kadar ilgiliydiler? Sıcak, ılık, soğuk dağılımı. Yüz temasın beşi sıcaksa ve yirmi temasın on biri sıcaksa ikinci fuar daha verimli olabilir.
3. Kaçına döndük, kaçı bekliyor? Fuar takibinin en dürüst sayısı. EXHIBITOR Magazine’in 2015 anketine göre fuar temaslarının %62’sine beş gün içinde dönülüyor, ama 24–48 saat içinde dönen firmaların oranı yalnızca %22 (ExhibitorOnline). Bekleyen sayısı yüksekse sorun fuarda değil, fuardan sonrasındadır.
4. Ne çıktı? Görüşme, teklif, numune, sipariş. Bu sayılar haftalar ya da aylar içinde gelir; raporu bir kez yazıp kapatma, bir ay sonra güncelle. CEIR’e göre fuardan doğan satışların %54’ü üç ya da daha az görüşmede kapanıyor (ExhibitorOnline); yani ilk haftalardaki birkaç görüşme raporun en önemli satırıdır.

Bunlara bir de maliyet eklenir: stand, yol, konaklama, numune, katalog ve sahada geçen günler. Bu sayı muhasebede olur; rapora sadece toplamı yaz.

Fuar takip: rapor fuar sırasında başlar

Fuar sonrası değerlendirme raporunu yazmanın en zor kısmı geriye dönük sayım yapmak. Kartvizitler bir zarfta, notlar bir defterde, kime yazıldığı e-postalarda dağınıksa rapor bir tahmine döner.

Bu yüzden fuar takibi standda başlar. Her temas için üç şeyi kaydetmek yeter:

• kim (ad ve firma),
• ilgi düzeyi (sıcak, ılık, soğuk),
• ne konuşuldu, ne söz verildi.

Bu üçü kayıtlıysa raporun ilk iki sorusu kendiliğinden cevaplanır. Üçüncüsü için her temastan sonra “döndüm” diye işaretlemek yeter. Standda kaydın nasıl kısa tutulacağını Fuar standında 10 saniyede müşteri kaydı yazısında anlattık.

Fuar sonrası değerlendirme raporu şablonu

Aşağıdakini kopyala, köşeli parantezleri doldur. Bir sayfayı geçmesin.

[Fuar adı], [şehir], [tarihler]

• Katılım: stand / ziyaretçi; stand numarası [ ]; ekipte [ ] kişi
• Maliyet (toplam): [ ] ₺
• Hedef: [ ] temas; fuar öncesi belirlenen
• Tanıştığımız kişi: [ ]
  • sıcak: [ ] · ılık: [ ] · soğuk: [ ]
• Takip: dönülen [ ] · bekleyen [ ]
• Bir ay sonra: görüşme [ ] · teklif [ ] · sipariş [ ]
• Temas başına maliyet: maliyet ÷ tanıştığımız kişi = [ ] ₺
• En iyi üç temas: [firma, neden önemli]
• Neler işe yaradı: [stand yeri, ürün, demo, ikram…]
• Neler değişmeli: [kayıt yöntemi, ekip sayısı, katalog…]
• Karar: seneye katılalım / katılmayalım / ziyaretçi olarak gidelim

“Temas başına maliyet” iki fuarı karşılaştırmanın en basit yolu. Bir fuar pahalı olabilir ama daha çok sıcak temas getiriyorsa yine de kârlıdır.

Fuar katılımı kararını rapor verir

Raporu yazdıktan sonra seneye ne yapacağına karar vermek kolaylaşır. Üç tipik sonuç:

• Sıcak temas çok, dönüş az. Fuar iyi, takip zayıf. Fuardan sonraki ilk iki günü takvimde boşalt. Ne yazacağını fuar sonrası teşekkür maili yazısındaki şablonlar kolaylaştırır.
• Temas çok, sıcak az. Doğru kişiler bu fuara gelmiyor olabilir. Sektöre daha yakın bir fuara bak. Türkiye’deki fuarların resmi listesi TOBB Fuar Takvimi’nde.
• Temas az ama kaliteli. Küçük ve uzmanlaşmış bir fuar olabilir. Maliyet düşükse devam et.

Musteri bu sayıları nasıl tutar

• Fuar seçilir, kayıtlar ona bağlanır. TOBB takvimindeki fuarlar uygulamada hazır gelir; listede olmayanı kendin eklersin. Fuar Modu açıkken yaptığın her kayıt o fuara bağlanır.
• Hedef ve sayaç. Fuar için bir temas hedefi koyarsın; sayaç kilit ekranında, bildirimde, widget’ta ve saatte görünür.
• İlgi düzeyi her kayıtta. Fuarın sayfasında görüşmeleri sıcak, ılık ya da soğuk diye süzersin; dağılımı oradan sayarsın.
• Kaçına döndün, kaçı bekliyor. Her fuarın kendi takip listesi vardır ve kaç takibin tamamlandığını gösterir. Raporun “dönülen / bekleyen” satırı buradan gelir.
• Dışa aktarım ücretsiz. Müşterilerini ve kişilerini CSV olarak Excel’e ya da Google E-Tablolar’a aktarırsın; rapordaki listeleri oradan hazırlarsın.

Görüşme, teklif ve sipariş sayılarını Musteri saymaz; bunları zaman çizelgesindeki notlardan ya da kendi satış kayıtlarından alırsın. Fuar Modu’nun tamamı Fuar Modu sayfasında.