Messebericht Vorlage: So wertest du eine Messe aus

Die Messe ist vorbei, der Stand abgebaut, die ersten Rechnungen kommen. In ein paar Wochen fragt jemand: „Hat sich die Messe gelohnt? Machen wir nächstes Jahr wieder mit?“ Dafür gibt es den Messebericht. Er muss keine lange Präsentation sein; wenn du während der Messe sauber mitgeschrieben hast, hast du die meisten Zahlen längst. Hier findest du, welche Zahlen zählen, und eine Messebericht Vorlage zum Kopieren und Ausfüllen.

Wie Firmen Messen messen

Eine Studie speziell für die Türkei haben wir nicht gefunden. Die AUMA-Umfrage unter 404 deutschen Ausstellern gibt aber einen Anhaltspunkt:

• Rund 49 % der Firmen bewerten den Erfolg einer Messebeteiligung vor allem nach Kontakten, Leads und Neukunden.
• Rund 20 % schauen auf die Besucherzahl; das kommt vor allem dort vor, wo es kein strukturiertes Kontakt-Tracking gibt.
• Rund 10 % messen nichts systematisch.

(AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027)

Kurz: Wie viele Leute an deinem Stand vorbeigelaufen sind, ist kein Maß für Erfolg. Zählen muss, wen du getroffen hast und wie viele davon einen Schritt weitergekommen sind.

Welche Zahlen in den Bericht gehören

Ein guter Messebericht beantwortet vier Fragen:

1. Wie viele Leute haben wir getroffen? Jeder am Stand erfasste Kontakt. Visitenkarte, QR, Formular oder Notiz: alles zählt.
2. Wie groß war das Interesse? Verteilung heiß, warm, kalt. Sind von hundert Kontakten fünf heiß und von zwanzig elf, war die zweite Messe vielleicht ergiebiger.
3. Bei wie vielen haben wir uns gemeldet, wie viele warten? Die ehrlichste Zahl beim Nachfassen. Laut der EXHIBITOR-Magazine-Umfrage von 2015 werden 62 % der Messekontakte innerhalb von fünf Tagen angesprochen, aber nur 22 % der Firmen melden sich innerhalb von 24–48 Stunden (ExhibitorOnline). Ist die Zahl der Wartenden hoch, liegt das Problem nicht auf der Messe, sondern danach.
4. Was ist daraus geworden? Gespräch, Angebot, Muster, Auftrag. Diese Zahlen kommen nach Wochen oder Monaten; schreib den Bericht deshalb nicht einmal und leg ihn ab, sondern aktualisiere ihn nach einem Monat. Laut CEIR werden 54 % der Abschlüsse, die auf Messen entstehen, mit höchstens drei Gesprächen erzielt (ExhibitorOnline); die ersten Gespräche in den ersten Wochen sind also die wichtigste Zeile.

Dazu kommen die Kosten: Stand, Anreise, Hotel, Muster, Kataloge und die Tage unterwegs. Diese Zahl kommt aus der Buchhaltung; schreib in den Bericht nur die Summe.

Messeauswertung beginnt während der Messe

Am schwersten ist es, im Nachhinein zu zählen. Liegen die Visitenkarten in einem Umschlag, die Notizen in einem Heft und die verschickten Nachrichten in deinem Postfach, wird der Bericht zur Schätzung.

Darum beginnt die Auswertung am Stand. Für jeden Kontakt reichen drei Angaben:

• wer (Name und Firma),
• wie groß das Interesse ist (heiß, warm, kalt),
• worüber ihr gesprochen habt und was du zugesagt hast.

Sind diese drei da, sind die ersten beiden Fragen des Berichts von selbst beantwortet. Für die dritte genügt es, nach jedem Kontakt „gemeldet“ abzuhaken. Wie du den Eintrag am Stand kurz hältst, steht in Kunden am Messestand in 10 Sekunden speichern.

Messebericht Vorlage zum Kopieren

Kopiere das Folgende und füll die eckigen Klammern aus. Mehr als eine Seite sollte es nicht werden.

[Name der Messe], [Stadt], [Datum]

• Teilnahme: Aussteller / Besucher; Standnummer [ ]; [ ] Personen im Team
• Kosten (gesamt): [ ] €
• Ziel: [ ] Kontakte; vor der Messe festgelegt
• Getroffene Personen: [ ]
  • heiß: [ ] · warm: [ ] · kalt: [ ]
• Nachfassen: gemeldet [ ] · offen [ ]
• Nach einem Monat: Gespräche [ ] · Angebote [ ] · Aufträge [ ]
• Kosten pro Kontakt: Kosten ÷ getroffene Personen = [ ] €
• Die drei besten Kontakte: [Firma, warum wichtig]
• Was gut lief: [Standplatz, Produkt, Demo, Verpflegung …]
• Was sich ändern muss: [Erfassung, Teamgröße, Katalog …]
• Entscheidung: nächstes Jahr wieder / nicht wieder / als Besucher hingehen

„Kosten pro Kontakt“ ist der einfachste Weg, zwei Messen zu vergleichen. Eine Messe kann teuer sein und sich trotzdem rechnen, wenn sie mehr heiße Kontakte bringt.

Der Bericht entscheidet über die Teilnahme

Nach dem Bericht fällt die Entscheidung für das nächste Jahr leichter. Drei typische Ergebnisse:

• Viele heiße Kontakte, wenig Rückmeldungen. Die Messe war gut, das Nachfassen schwach. Halte dir die ersten zwei Tage nach der Messe im Kalender frei. Die Vorlagen in Follow-up nach der Messe: E-Mail-Vorlagen zum Kopieren nehmen dir das Formulieren ab.
• Viele Kontakte, wenige heiße. Vielleicht kommen die richtigen Leute nicht zu dieser Messe. Schau dir eine Messe näher an deiner Branche an. Die offizielle Liste der Messen in der Türkei steht im TOBB-Messekalender.
• Wenige, aber gute Kontakte. Vielleicht eine kleine Fachmesse. Sind die Kosten niedrig, mach weiter.

Wie Musteri diese Zahlen führt

• Messe wählen, Einträge hängen daran. Die Messen aus dem TOBB-Kalender sind in der App schon drin; eine fehlende Messe fügst du selbst hinzu. Jeder Eintrag, den du im Messemodus anlegst, gehört zu dieser Messe.
• Ziel und Zähler. Du setzt ein Kontaktziel für die Messe; der Zähler steht auf dem Sperrbildschirm, in der Benachrichtigung, im Widget und auf der Uhr.
• Interesse bei jedem Eintrag. Auf der Seite der Messe filterst du die Gespräche nach heiß, warm oder kalt; die Verteilung zählst du dort ab.
• Bei wie vielen gemeldet, wie viele warten. Jede Messe hat eine eigene Nachfass-Liste und zeigt, wie viele Termine erledigt sind. Die Zeile „gemeldet / offen“ im Bericht kommt von dort.
• Export ist kostenlos. Kunden und Personen exportierst du als CSV nach Excel oder Google Tabellen und bereitest dort die Listen für den Bericht vor.

Gespräche, Angebote und Aufträge zählt Musteri nicht; die entnimmst du den Notizen auf der Zeitleiste oder deinen eigenen Verkaufsunterlagen. Alles zum Messemodus steht auf der Seite Messemodus.