Saha satış uygulaması: müşteri ziyaret formu telefonda

Sahada satış yapan biri için günün asıl işi kapıda geçer: bir bayi, bir fabrika, bir depo. Akşam eve dönünce hatırlaman gereken şeyler ise kâğıtta, mesajlarda ve aklında dağınık durur. İyi bir saha satış uygulaması bu dağınıklığı tek yerde toplar: kimi ziyaret ettin, ne konuştunuz, bir sonraki adım ne ve ne zaman. Bu yazıda telefonda doldurulan bir müşteri ziyaret formunun neleri içermesi gerektiğini, örnek bir ziyaret raporunu ve Musteri’de bunun nasıl göründüğünü anlatıyoruz.

Saha satış uygulaması ne yapmalı

Saha satışı için yazılmış uygulamaların bir kısmı rota planlar, konum takibi yapar, sipariş ve stok tutar. Bunlar büyük ekipler için anlamlıdır. Tek başına ya da küçük bir ekiple sahada olan biri için ise üç şey yeter:

1. Müşteriyi ve adresini bulmak. Merkez mi, şube mi, depo mu; hangisine gidiyorsun ve oraya nasıl gidilir.
2. Ziyareti kaydetmek. Kiminle görüştün, ne konuştunuz, ne söz verdin.
3. Bir sonraki adımı kurmak. Ne zaman arayacaksın, ne göndereceksin, ne zaman yeniden uğrayacaksın.

Bu üçü yerindeyse geri kalanı sonra gelir. Biri eksikse en pahalı yazılım bile ziyareti hafızaya bırakır.

Müşteri ziyaret formu: hangi alanlar gerekli

Kâğıt ya da Excel’de tutulan bir müşteri ziyaret formu genellikle şu alanları içerir. Telefonda da aynı mantık geçerli; fark, alanların çoğunun zaten dolu gelmesi.

• Tarih ve saat. Telefonda kendiliğinden yazılır.
• Müşteri (firma) ve adres. Hangi şubeye ya da depoya gittiğin.
• Görüşülen kişi. Ad, unvan, telefon. İlk ziyarette firmada kiminle konuştuğunu bilmezsen sonraki ziyarette yine aynı kapıyı çalarsın.
• Ziyaretin amacı. Tanışma, teklif, numune, şikâyet, tahsilat hatırlatması.
• Ne konuşuldu. İki üç cümle. Uzun bir rapor kimse tarafından okunmaz.
• Söz verilenler. “Fiyat listesi Cuma’ya”, “numune gelecek hafta”.
• Sonraki adım ve tarihi. Belirsiz bir “sonra” değil, belli bir gün.

Müşteri ziyaret raporu örneği

Ziyaretten sonra otoparkta yazılan bir rapor şöyle kısa olabilir:

• Müşteri: Örnek Yapı Market, Bursa şube · 14 Ekim, 10:30
• Görüşülen: Selin Yılmaz, satın alma sorumlusu
• Amaç: yeni ürün grubunu tanıtmak
• Konuşulan: Mevcut tedarikçiden teslimat süresi yüzünden memnun değiller. Kış öncesi stok yapmak istiyorlar.
• Söz verilen: Kasım fiyat listesi ve iki numune.
• Sonraki adım: 17 Ekim’de fiyat listesini gönder, 24 Ekim’de ara.

Bu raporu yazmak bir dakika sürer. Asıl iş, raporun bir sonraki ziyaretten önce yeniden önüne gelmesi; kâğıtta ve not uygulamasında bu kısım kopar.

Ziyaret takibi neden kopar

Ziyaret notları çoğu zaman müşteriden ayrı bir yerde durur: defterde, telefonun not uygulamasında ya da kendine attığın bir mesajda. Üç ay sonra aynı firmaya gittiğinde son konuşmayı bulmak için hepsine bakman gerekir. Bir de hatırlatma ayrı bir uygulamadadır; takvime yazılan “Selin’i ara” notu kim olduğunu ve neden aranacağını söylemez.

Bir müşteri ziyaret takip programı bu üç parçayı (müşteri, ziyaret notu, sonraki adım) aynı kayıtta birleştirir. Ziyaret takibi o zaman bir liste olmaktan çıkar, müşterinin geçmişi olur.

Musteri’de bir ziyaret, baştan sona

Musteri, yüz yüze satış yapanlar için bir müşteri defteri. Saha ziyaretinde şöyle çalışır:

Yola çıkmadan

• Müşteriyi bul. Türkçe arama harfleri dert etmez: “sisli” yazınca “Şişli” bulunur.
• Doğru adresi seç. Bir firmanın merkez, şube, fatura, sevkiyat ve depo adreslerini ayrı ayrı tutarsın. Adresi haritada açar, yol tarifini telefonunun harita uygulamasında alırsın.
• Son konuşmaya bak. Müşterinin zaman çizelgesinde notlar, aramalar, toplantılar, ziyaretler ve fuarlar sırayla durur. Kapıdan girmeden önce son seferde ne söz verdiğini görürsün.

Ziyarette

• Görüştüğün kişiyi ekle. Yetkili kişi; birden çok telefonu ve e-postası, unvanı ve departmanıyla firmaya bağlanır. Kartvizit verdiyse kartı tararsın, alanlar dolu gelir.
• Notu yaz ya da söyle. Görüşme notunu yazarsın ya da sesli not bırakırsın; ses telefonda yazıya dökülür, not metin olarak kaydedilir.

Otoparktan çıkmadan

• Takibi kur. “Fiyat listesini gönder” gibi bir başlık yaz, tarihi seç (yarın, üç gün ya da bir hafta sonra ya da belli bir gün) ve kişiye ya da firmaya bağla. Zamanı gelince bildirim gelir.
• Gerekirse ertele. Takip zamanı geldiğinde işin bitmediyse bir saat, yarın sabah ya da gelecek haftaya ertelersin.

Takip listesi gecikmiş, bugün ve yaklaşan diye ayrılır. Sabah ilk iş, bugün kimi araman ya da kime uğraman gerektiğini görürsün.

Sonra aradığında

Müşterinin ya da yetkili kişinin sayfasından aradığında, WhatsApp’tan ya da e-postayla yazdığında bu temas zaman çizelgesine kendiliğinden işlenir. Bir sonraki ziyarette “en son ne zaman konuştuk?” sorusunun cevabı oradadır.

Sahada internet yoksa

Sanayi sitelerinde, depolarda ve bodrum katlarda bağlantı sık sık kopar. Musteri önce telefonda çalışır: arama, not, takip ve kayıt cihazda olur, ekran ağı beklemez. Giriş yaptıysan bağlantı geldiğinde her şey kendiliğinden eşitlenir. Neden böyle tasarladığımızı ayrı bir yazıda anlattık.

Musteri ne yapmaz

Açık olalım: Musteri rota planlamaz, gün içinde konumunu izlemez, sipariş ya da stok tutmaz. Ziyaretlerin otomatik konum kaydı (check-in) da yok. Bunlara ihtiyacın varsa ekipler için yazılmış bir saha satış yazılımı daha doğru seçim olur. Musteri’nin işi, müşteriyi, ziyaret notunu ve bir sonraki adımı tek kayıtta tutmak ve hatırlatmayı zamanında göndermek.

Kısaca

• Ziyaret formunda yedi alan yeter: tarih, müşteri ve adres, kişi, amaç, konuşulan, söz verilen, sonraki adım.
• Raporu ziyaretten hemen sonra, otoparkta yaz; iki üç cümle yeter.
• Sonraki adımı tarihiyle kur, yoksa rapor bir arşiv olarak kalır.

Musteri ücretsiz: sınırsız müşteri, adres, kişi ve takip. Ayrıntılar fiyatlar sayfasında. Fuarlarda da müşteri karşılıyorsan Fuar Modu aynı defterin üzerinde çalışır.