Außendienst-App kostenlos: Besuchsbericht am Handy

Wer im Außendienst arbeitet, verkauft vor der Tür: beim Händler, in der Fabrik, im Lager. Was du abends noch wissen musst, liegt verstreut auf Zetteln, in Nachrichten und im Kopf. Eine gute Außendienst-App holt das an einen Ort: Wen hast du besucht, was habt ihr besprochen, was ist der nächste Schritt und bis wann? Hier liest du, was ein Besuchsbericht am Handy enthalten sollte, wie ein kurzer Bericht aussehen kann und wie das in Musteri funktioniert. Als Außendienst-App kostenlos kannst du Musteri nutzen, auch ohne Konto.

Außendienst-App kostenlos: Was sie können sollte

Manche Apps für den Außendienst planen Routen, verfolgen Standorte und verwalten Bestellungen und Lager. Für große Teams ist das sinnvoll. Wenn du allein oder in einem kleinen Team unterwegs bist, reichen drei Dinge:

1. Den Kunden und seine Adresse finden. Zentrale, Filiale oder Lager: Wohin fährst du, und wie kommst du hin?
2. Den Besuch festhalten. Mit wem hast du gesprochen, worüber, was hast du zugesagt?
3. Den nächsten Schritt setzen. Wann rufst du an, was schickst du, wann kommst du wieder vorbei?

Sind diese drei da, kommt der Rest später. Fehlt eines, bleibt der Besuch bei der Erinnerung, auch bei der teuersten Software.

Besuchsbericht im Außendienst: Welche Felder du brauchst

Ein Besuchsbericht auf Papier oder in Excel hat meist diese Felder. Am Handy gilt dieselbe Logik; der Unterschied ist, dass die meisten Felder schon gefüllt sind.

• Datum und Uhrzeit. Auf dem Handy trägt sich das von selbst ein.
• Kunde (Firma) und Adresse. Zu welcher Filiale oder welchem Lager bist du gefahren?
• Gesprächspartner. Name, Funktion, Telefon. Wenn du beim ersten Besuch nicht festhältst, wer da war, klopfst du beim nächsten wieder an dieselbe falsche Tür.
• Anlass. Kennenlernen, Angebot, Muster, Reklamation, Zahlungserinnerung.
• Besprochen. Zwei, drei Sätze. Einen langen Bericht liest niemand.
• Zugesagt. „Preisliste bis Freitag“, „Muster nächste Woche“.
• Nächster Schritt und Datum. Kein vages „später“, sondern ein Tag.

Ein Besuchsbericht als Beispiel

So kurz kann ein Bericht sein, den du direkt nach dem Besuch auf dem Parkplatz schreibst:

• Kunde: Beispiel Baumarkt, Filiale Köln · 14. Oktober, 10:30
• Gesprächspartnerin: Selin Yılmaz, Einkauf
• Anlass: neue Produktgruppe vorstellen
• Besprochen: Mit der Lieferzeit des aktuellen Lieferanten sind sie unzufrieden. Sie wollen vor dem Winter Ware auf Lager nehmen.
• Zugesagt: Preisliste für November und zwei Muster.
• Nächster Schritt: Am 17. Oktober die Preisliste schicken, am 24. Oktober anrufen.

Der Bericht ist in einer Minute geschrieben. Wichtig ist, dass er dir vor dem nächsten Besuch wieder vor Augen kommt. Auf Papier und in der Notiz-App reißt genau da die Kette.

Warum Besuchsnotizen verloren gehen

Besuchsnotizen liegen meist getrennt vom Kunden: im Notizbuch, in der Notiz-App oder in einer Nachricht an dich selbst. Drei Monate später suchst du überall, um das letzte Gespräch zu finden. Die Erinnerung steckt außerdem in einer anderen App; ein Kalendereintrag „Selin anrufen“ sagt nicht, wer das ist und warum du anrufen wolltest.

Ein Programm zur Besuchsverfolgung führt die drei Teile (Kunde, Besuchsnotiz, nächster Schritt) in einem Eintrag zusammen. Dann ist es keine Liste mehr, sondern die Geschichte des Kunden.

Ein Besuch in Musteri, von Anfang bis Ende

Musteri ist ein Kundenbuch für alle, die persönlich verkaufen. Bei einem Außendienstbesuch läuft es so:

Vor der Abfahrt

• Kunde finden. Die Suche kommt mit türkischen Sonderbuchstaben zurecht: Wer „sisli“ eintippt, findet „Şişli“.
• Die richtige Adresse wählen. Zentrale, Filiale, Rechnungs-, Liefer- und Lageradresse einer Firma speicherst du getrennt. Die Adresse öffnest du auf der Karte, den Weg lässt du dir in der Karten-App deines Handys zeigen.
• Das letzte Gespräch ansehen. Auf der Zeitleiste des Kunden stehen Notizen, Anrufe, Treffen, Besuche und Messen der Reihe nach. Bevor du zur Tür hereinkommst, siehst du, was du beim letzten Mal zugesagt hast.

Beim Besuch

• Gesprächspartner hinzufügen. Die Person wird mit mehreren Telefonnummern und E-Mails, Funktion und Abteilung an die Firma gehängt. Hat sie eine Visitenkarte gegeben, scannst du sie, und die Felder sind gefüllt.
• Notiz schreiben oder sprechen. Du tippst die Notiz oder sprichst eine Sprachnotiz; die Sprache wird auf dem Handy in Text umgewandelt und als Text gespeichert.

Bevor du vom Parkplatz fährst

• Nachfassen setzen. Schreib einen Titel wie „Preisliste schicken“, wähle das Datum (morgen, in drei Tagen, in einer Woche oder einen bestimmten Tag) und hänge ihn an die Person oder die Firma. Wenn es so weit ist, kommt eine Benachrichtigung.
• Bei Bedarf verschieben. Ist es so weit und die Sache nicht erledigt, verschiebst du auf eine Stunde später, morgen früh oder nächste Woche.

Die Nachfass-Liste ist in überfällig, heute und bald fällig geteilt. Morgens siehst du als Erstes, wen du heute anrufen oder besuchen musst.

Wenn du später anrufst

Rufst du von der Seite des Kunden oder der Person an, schreibst du über WhatsApp oder per E-Mail, landet dieser Kontakt von selbst auf der Zeitleiste. Beim nächsten Besuch ist die Antwort auf „Wann haben wir zuletzt gesprochen?“ schon da.

Wenn im Außendienst kein Netz ist

In Industriegebieten, Lagern und Kellern bricht die Verbindung oft ab. Musteri arbeitet zuerst auf dem Handy: Anrufen, Notizen, Nachfassen und Speichern passieren auf dem Gerät, der Bildschirm wartet nicht aufs Netz. Bist du angemeldet, gleicht sich alles von selbst ab, sobald wieder Verbindung da ist. Warum wir es so gebaut haben, steht in Warum Musteri offline und ohne Konto funktioniert.

Was Musteri nicht kann

Ganz offen: Musteri plant keine Routen, verfolgt deinen Standort nicht über den Tag und verwaltet weder Bestellungen noch Lager. Auch ein automatisches Einchecken am Besuchsort gibt es nicht. Wenn du das brauchst, passt eine Außendienst-Software für Teams besser. Musteri hält Kunde, Besuchsnotiz und nächsten Schritt in einem Eintrag und erinnert dich rechtzeitig.

Kurz gesagt

• Im Besuchsformular reichen sieben Felder: Datum, Kunde und Adresse, Gesprächspartner, Anlass, Besprochenes, Zugesagtes und der nächste Schritt.
• Schreib den Bericht direkt nach dem Besuch auf dem Parkplatz; zwei, drei Sätze genügen.
• Setz den nächsten Schritt mit Datum, sonst bleibt der Bericht ein Archiv.

Musteri ist kostenlos: unbegrenzt Kunden, Adressen, Personen und Nachfass-Termine. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite. Wenn du auch auf Messen Kunden triffst, arbeitet der Messemodus auf demselben Kundenbuch.