Was ist CRM? Einfach erklärt für Selbstständige

Die Antwort auf „Was ist CRM?“ beginnt meist mit Vertriebsteams, Trichtern und Berichten. Für jemanden, der allein verkauft, ist CRM viel einfacher: ein Buch mit deinen Kunden, ein Verlauf dessen, was du mit jedem erlebt hast, und eine Erinnerung, die dir sagt, wann du dich bei wem meldest. In diesem Beitrag erklären wir CRM anhand dieser drei Teile.

Was ist CRM einfach erklärt

CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Als Name einer Softwareart bezeichnet es ein Programm, das Kundendaten, die Gespräche mit den Kunden und die nächsten Schritte an einem Ort festhält.

In großen Firmen dient ein CRM auch dazu, dass das Vertriebsteam sieht, welches Angebot in welcher Phase steckt, dass die Chefin Berichte bekommt und das Marketing Massenmails verschickt. Das kann zu einem CRM gehören, ist aber nicht sein Kern. Sein Kern ist, einen Kunden nicht zu vergessen.

Wozu dient ein CRM: drei Teile

1. Das Kundenbuch

An jemanden, von dem du nicht weißt, wer er ist, kannst du dich nicht wenden. Das Buch hält die Firma fest, die Ansprechpartner in der Firma, Telefonnummern und E-Mails, Adressen. Was Visitenkarten, Telefonbuch und Notizbuch verstreut haben, steht an einem Ort.

2. Der Verlauf

Die Antwort auf „Worüber haben wir letztes Mal gesprochen?“. Jeder Anruf, Besuch, jede Nachricht und Notiz steht datiert unter dem Kunden. Rufst du nach sechs Monaten an, erinnerst du dich an das versprochene Muster, den gewünschten Preis oder die Messe, auf der ihr euch getroffen habt.

3. Die Erinnerung

Kundenbuch und Verlauf lassen dich wissen, bei wem du dich meldest; die Erinnerung sagt dir, wann. Auch ein interessierter Kunde arbeitet nach einer Weile mit jemand anderem, wenn du dich nicht meldest. Zahlen mit Quelle zum Nachfassen nach Messen haben wir in Nachfassen nach der Messe gesammelt.

Sind diese drei Teile da, hast du ein System zur Kundenverwaltung, ob du es CRM nennst oder nicht.

Brauchst du einen Vertriebstrichter

Große CRM-Programme teilen den Verkauf in Phasen: Interessent, Gespräch, Angebot, gewonnen. Diese Ordnung ist sehr wertvoll, wenn ein Team von zehn Leuten Hunderte Angebote gleichzeitig bearbeitet und sehen muss, wer worauf wartet.

Verkaufst du allein, genügen meistens drei Fragen:

• Wer ist dieser Kunde, in welcher Firma?
• Worüber haben wir zuletzt gesprochen, was habe ich versprochen?
• Wann melde ich mich das nächste Mal?

Ein einfaches CRM für kleine Unternehmen, das diese Fragen beantwortet, kostet weniger Zeit als Phasen und Berichte, die du nie nutzt. Ein Programm, das jeden Tag lange Dateneingabe verlangt, öffnest du nach einer Weile nicht mehr.

So nutzt du ein CRM

Welches Programm du auch wählst, die Gewohnheiten, die funktionieren, sind dieselben:

1. Lege den Eintrag an, wenn du den Kunden triffst. Eine Karte, die du auf abends verschiebst, bleibt oft in der Tasche. Name und Firma genügen; den Rest ergänzt du später.
2. Notiere jeden Kontakt in einem Satz. „Angerufen, wollte die Preisliste.“ Einen langen Bericht braucht es nicht.
3. Setze nach jedem Kontakt das nächste Datum. Nachfassen ohne Datum ist kein Nachfassen.
4. Schau morgens auf die Liste für heute. Lass dich von Erinnerungen finden; such nicht in der Liste.
5. Räum einmal im Monat auf. Markiere verlorene oder inaktive Kunden, damit die Liste aktuell bleibt.

Diese fünf Schritte gehen auch mit einer Excel-Tabelle; wie du sie aufbaust, steht in Kundenliste Excel Vorlage kostenlos. Wo die Tabelle scheitert, ist der Eintrag unterwegs und die Erinnerung, die von allein kommt.

Wann du ein CRM brauchst

Eine bestimmte Kundenzahl, ab der man ein CRM braucht, gibt es nicht. Treffen zwei oder drei dieser Zeichen auf dich zu, ist es Zeit:

• Du rufst einen Kunden an und weißt nicht mehr, worüber ihr zuletzt gesprochen habt.
• Nach der Messe bleiben die Visitenkarten wochenlang auf dem Tisch liegen.
• An Leute, bei denen du dir „die rufe ich an“ vorgenommen hast, erinnerst du dich erst, wenn sie dich anrufen.
• Die Daten desselben Kunden stehen getrennt im Adressbuch, in WhatsApp und in einer Tabelle.

So sieht CRM bei Musteri aus

Musteri bringt diese drei Teile für alle, die persönlich verkaufen, aufs Handy.

• Das Kundenbuch: Firmen, ihre Adressen wie Zentrale, Filiale und Lager, und die Ansprechpartner. Mehrere Telefonnummern und E-Mails, Position und Abteilung. Eine Person speicherst du auch, wenn ihre Firma noch nicht feststeht. Jeder Kunde hat einen Status: Interessent, Potenzial, aktiv, inaktiv oder verloren.
• Der Verlauf: Notizen, Anrufe, Treffen, Besuche und Messen stehen der Reihe nach auf der Zeitleiste des Kunden. Meldest du dich aus der App per WhatsApp, Anruf, E-Mail oder SMS, wird der Kontakt automatisch auf der Zeitleiste vermerkt.
• Die Erinnerung: Nachfassen erscheint zur rechten Zeit als Benachrichtigung auf Handy, Widget und Uhr; du hakst es ab oder verschiebst es. Internet brauchst du dafür nicht.

Auch das Erfassen geht schnell: Du scannst die Visitenkarte, liest den QR-Code oder tippst nur den Namen. Bist du auf einer Messe, verknüpft der Messemodus jeden Eintrag mit der Messe und plant das Nachfassen selbst. Einzelheiten auf der Seite Messemodus.

Was Musteri nicht hat

Das sagen wir offen: Musteri hat keinen Vertriebstrichter, keine Angebotsphasen, keine Teamverwaltung und keine Massenmails. Es ist vorerst für die persönliche Nutzung; Teams und gemeinsame Arbeitsbereiche gehören zu den nächsten Schritten. Leitest du ein großes Vertriebsteam, passt dir ein CRM mit diesen Funktionen besser.

Verkaufst du allein oder in einem kleinen Betrieb, startet Musteri kostenlos: Kunden, Kontakte und Nachfassen sind unbegrenzt, der Export ist kostenlos. Was „kostenlos“ umfasst, steht in CRM App kostenlos und auf der Preisseite.

Kurz gesagt

• CRM ist Kundenbeziehungsmanagement; sein Kern ist, einen Kunden nicht zu vergessen.
• Beim Alleinverkauf genügen drei Teile: Kundenbuch, Verlauf, Erinnerung.
• Ein Vertriebstrichter ist für Teams wertvoll, für den Alleinverkauf meist unnötige Last.
• Eine gute CRM-Gewohnheit: Eintrag sofort anlegen, nach jedem Kontakt ein Datum setzen.